自治会長になって、初めて経験することがたくさんあります。
その中でも、「これは結構準備が必要なんだな」と感じたのが、自治会の総会です。
自治会員だった頃は、総会というと、
「決められた日に集まって、資料を見ながら話し合うもの」
くらいに思っていました。
でも、自分が準備する側になってみると、総会当日までにやることがいろいろあります。
まずは「何を決める総会なのか」を整理する
総会の準備を始めて、最初に考えたのが、
「今回の総会では、何を決めるのか？」
ということでした。
毎年同じように行われている総会でも、その年によって議題は変わります。
活動報告や会計関係など、毎年確認するものもあります。
一方で、その年に新しく提案したいことが出てくる場合もあります。
私の場合も、自治会の規約や細則を見直す中で、総会に提案したい内容が出てきました。
そこで、まずは議案として何を出すのかを整理するところから始めました。
過去の総会資料を見てみる
ここでも役に立ったのが、過去の資料です。
以前の総会ではどんな資料を使っていたのか。
議案はどんな形でまとめていたのか。
どこまで説明を書いていたのか。
過去の資料を見ることで、全体の流れが分かります。
初めて準備する場合は、過去の資料が一つの見本になります。
ただ、ここでも「去年と同じようにする」だけではなく、
「今年も必要なのかな？」
「今の状況に合っているかな？」
と考えることも大切だと感じました。
議案は「分かるように」まとめたい
総会では、自治会員の皆さんに内容を理解してもらったうえで、話し合いや採決をすることになります。
だからこそ、議案はできるだけ分かりやすくしたいと思いました。
特に規約の改定などは、変更前と変更後を並べて、
「どこが変わるのか」
が分かるようにすると、確認しやすくなります。
ただ変更後の文章だけを載せるより、
「現在はこうなっていて、こう変えたい」
と示したほうが、内容を理解しやすいと思いました。
総会に出す前に、役員会などで確認する
総会に提案する内容は、いきなり総会資料にするのではなく、事前に役員会などで確認することも大切です。
自分では分かりやすいと思っていても、他の人が見ると、
「ここは分かりにくい」
「この場合はどうなるの？」
という疑問が出ることがあります。
そうした疑問が出ること自体が、総会前に確認できてよかったことだと思います。
特に規約などは、一度決めてしまうと、その後の自治会運営にも関わってきます。
だからこそ、できるだけ事前にいろいろな視点から確認しておきたいと思いました。
資料を作るだけでは終わらない
総会準備をしていると、資料作りに目が行きがちです。
でも、実際には資料以外にも考えることがあります。
会場の確保。
開催日時。
出欠の確認。
当日の進行。
議案の説明。
質問が出た場合の対応。
採決の方法。
議事録。
こうして書き出してみると、当日までに考えておくことは意外とあります。
「総会の日に集まれば何とかなる」
というものではないんだな、と実感しました。
当日の進行も事前に考えておく
私は、人前で話すことがあまり得意ではありません。
だからこそ、総会当日にその場で考えながら進めるのではなく、できるだけ事前に流れを整理しておきたいと思いました。
開会。
議事の進行。
議案の説明。
質問や意見の確認。
採決。
次の議案へ。
そして閉会。
大まかな流れを決めておくだけでも、気持ちの面でかなり違います。
当日になって、
「次は何だっけ？」
とならないように、進行の順番や説明する内容を事前に確認しておくことは大切だと思いました。
「分からないこと」を事前に減らしておく
総会準備をしていて感じたのは、
当日になってから考えることを、できるだけ減らしておく
ことの大切さです。
もちろん、どんな質問が出るかは分かりません。
予定外のことが起こることもあります。
それでも、
「この議案について質問されたらどう説明するか」
「この場合はどうするか」
と、ある程度考えておくだけでも安心感があります。
一人で考え込むのではなく、役員に確認したり、必要に応じて関係するところへ確認したりすることも大切だと思いました。
総会は「決める場」だけではない
準備をしていく中で、総会についての見方も少し変わりました。
総会は、単に議案に賛成か反対かを決めるだけの場ではありません。
自治会が今どんな活動をしているのか。
これから何をしていくのか。
どんなルールにするのか。
そういったことを、自治会員の皆さんに知ってもらい、意見を聞く場でもあります。
だからこそ、資料も説明も、
「とにかく承認してもらう」
というものではなく、
「内容を分かってもらう」
ことを意識したいと思うようになりました。
初めてだからこそ気付けたこと
総会の準備をしていると、
「前はどうしていたんだろう？」
と思うことがたくさんあります。
そこで過去の資料を見たり、前任者に聞いたり、役員に確認したり。
そうして準備していくうちに、自治会の仕組みも少しずつ分かってきました。
そして、初めて準備するからこそ、
「ここは初めての人には分かりにくいな」
と気付けることもあります。
それは、次の人のためにも残しておきたいと思いました。
総会が終わってからも、次につながる
総会が終われば準備は終わり。
最初はそう思っていました。
でも、実際には、総会で決まったことをその後どう進めるのか、記録をどう残すのかということも大切です。
何が決まったのか。
いつから実施するのか。
誰が担当するのか。
必要な変更は何か。
そういったことを整理しておけば、次の役員にもつながります。
総会は一日だけの行事ですが、その準備や記録は、その後の自治会運営にも関わってくるのだと思いました。
「総会を開く」だけではなく、「分かる総会」に
自治会長になって初めて総会の準備をしてみて、
「総会って、こんなに準備することがあるんだ」
というのが率直な感想でした。
でも、準備をしていくうちに、
何を決めるのか。
なぜ決めるのか。
どこを変えるのか。
その後どうするのか。
それを整理しておくことが、総会を分かりやすくすることにつながるのだと思いました。
初めて自治会長になった私にとって、総会の準備は分からないことだらけでした。
それでも、一つずつ確認しながら準備していけば、少しずつ形になっていきます。
そして、今回経験したことも、次の人が総会を準備するときに役立つように、できるだけ記録として残しておきたいと思っています。
「総会を開く」だけではなく、
次の人が準備するときにも分かる総会にする。
そんな視点も、自治会長を経験して学んだことの一つです。
