自治会の仕事を整理し、引き継ぎ資料を見直していく中で、もう一つ気になったことがありました。
それは、
「この仕事は、誰が担当するんだろう？」
ということです。
自治会には、会長だけでなく、副会長や班長、その他の役員がいます。
それぞれ役割が決められているはずなのですが、実際に仕事をしてみると、意外と「誰がやるのか」が分かりにくい仕事もありました。
「会長がやる」が一番早い？
自治会長になって、何か仕事が発生すると、
「とりあえず自分がやったほうが早いかな」
と思うことが何度もありました。
誰かにお願いして説明するより、自分でやったほうが早い。
自分でやれば、相手の負担にもならない。
最初は、そんなふうに考えていました。
でも、それを続けていると、気づかないうちに会長の仕事がどんどん増えていきます。
一つ一つは小さな仕事でも、積み重なるとかなりの量になります。
そして、
「自治会長なら、これくらいやって当然」
という状態にもなりかねません。
役割があるなら、その人に任せてみる
そこで、少しずつ考え方を変えていきました。
「自分がやる」ではなく、
「この仕事は、本来誰が担当するものなんだろう？」
と考えるようにしました。
もちろん、会長が全体を把握することは必要です。
でも、
全体を把握することと、すべての仕事を自分ですることは違います。
副会長には副会長の役割があり、班長には班長の役割があります。
担当が決まっている仕事なら、できるだけその担当の人にお願いする。
分からないところがあれば、一緒に確認する。
そうやって少しずつ役割を分けていくことが、会長の負担を減らすことにもつながるのだと思いました。
「お願いする」ことも、会長の仕事
最初は、人に仕事をお願いすることに少し抵抗がありました。
「忙しいかもしれない」
「お願いするのが申し訳ない」
「自分でやったほうがいいかな」
そんなことを考えてしまいます。
でも、自治会の役員は、一人で全部を抱えるためにいるわけではありません。
それぞれが役割を持っているからこそ、役員会という形になっています。
会長が何でも引き受けてしまうと、ほかの役員が関わる機会も減ってしまいます。
だから、
「お願いすることも役割分担の一つ」
と考えるようになりました。
ただ仕事を振ればいいわけではない
もちろん、単純に仕事を他の人へ振ればいいということでもありません。
何をお願いするのか。
いつまでに必要なのか。
どこまでやればいいのか。
分からないことがあったら、誰に確認すればいいのか。
そこまで伝わっていないと、お願いされた側も困ってしまいます。
私自身も、最初は「これをお願いします」とだけ伝えてしまい、後から説明が足りなかったかなと思うことがありました。
役割分担をするなら、仕事の内容もできるだけ分かりやすくすることが必要なのだと思います。
「誰の仕事か」を見えるようにする
そこで、自治会の仕事を整理するときには、
「何をするか」
だけではなく、
「誰が担当するか」
も意識するようになりました。
担当がはっきりしていれば、その人が休んだときにも対応を考えやすくなります。
また、次の年度に役員が交代するときにも、
「この役割の人は、こういう仕事をする」
と説明しやすくなります。
仕事を人に紐づけるのではなく、役割に紐づける。
これも、自治会を続けていくうえでは大切なのかもしれません。
「できる人」に集中させない
自治会では、長く関わっている人や、経験のある人がいると、その人に仕事が集まりやすくなることがあります。
「○○さんなら分かるから」
「前にもやっているから」
という理由でお願いするほうが、確かに早いこともあります。
でも、それでは、その人がいなくなったときに困ってしまいます。
そして、会長についても同じです。
「会長だから分かる」
「会長に聞けばいい」
という状態になると、会長に仕事や情報が集中してしまいます。
だからこそ、できる人に頼りすぎず、役割として共有していくことが必要なのだと思います。
役割分担を見直すことは、負担を押し付けることではない
役割分担を見直すと聞くと、
「今まで会長がやっていた仕事を、他の人に押し付けるの？」
と思われるかもしれません。
私が考えているのは、そういうことではありません。
誰か一人が抱えるのではなく、自治会の中でできることを分担する。
そして、それぞれが無理なく関われるようにする。
そのためには、仕事そのものを見直すことも必要です。
「この仕事は本当に必要なのか」
「もっと簡単な方法はないか」
ということも一緒に考えていく。
そうすれば、役割を分けるだけでなく、自治会全体の負担を減らすことにもつながります。
次の人がやりやすい自治会へ
自治会の役員は、毎年交代していきます。
今年の役員が頑張って何とか回すのではなく、次の人も同じようにできる仕組みにしておきたい。
それが、私が自治会長を経験する中で、少しずつ考えるようになったことです。
「会長が頑張る自治会」ではなく、
「みんなで役割を分担して動ける自治会」
にする。
そのためには、仕事を整理すること、役割を明確にすること、そして分からないことを次の人に残していくこと。
一つ一つは小さなことですが、積み重ねていくことで、少しずつ自治会の形も変わっていくのかもしれません。
私自身、まだまだ試行錯誤の途中です。
でも、「自分がやったほうが早い」から少し離れて、
「この仕事は誰にお願いできるかな？」
と考えられるようになったことは、自治会長になってからの大きな変化の一つでした。
