自治会長になって、たくさんの資料を見るようになりました。
今年の資料だけではありません。
前年度の資料、その前の年度の資料、さらに昔の資料まで残っていることがあります。
自治会長になる前の私は、
「こんなに昔の資料って、残しておく必要があるのかな？」
と思っていました。
書類は増えていきます。
保管する場所も必要です。
内容が古くなっているものもあります。
だから、必要のないものは整理してもいいのではないかと思っていました。
ところが、実際に自治会長をやってみると、過去の資料が意外と役に立つことに気付きました。
「去年はどうしていた？」を確認できる
自治会長になって、何か分からないことがあると、
「去年はどうしていたんだろう？」
と思うことがあります。
そんなときに、前年度の資料を確認します。
行事の案内はどんな内容だったのか。
総会ではどんな資料を使ったのか。
市や関係団体にはどんな書類を出していたのか。
以前はどんな方法で連絡していたのか。
過去の資料を見ると、その年の自治会がどのように動いていたのかが分かります。
もちろん、今年も同じ方法にするとは限りません。
でも、何もないところから考えるより、過去の資料があることで、考えるための土台ができます。
「なぜこうしているのか」を考える手がかりになる
過去の資料を見ていて、もう一つ感じたことがあります。
それは、現在の自治会のやり方が、どうして今の形になっているのかを考える手がかりになるということです。
例えば、以前に自治会から要望を出していたことが分かったり、過去に話し合われた内容が残っていたりします。
今だけを見ていると、
「なぜこんなことをしているんだろう？」
と思うことでも、過去の資料を見ると、
「こういう経緯があったのか」
と分かることがあります。
だから、古い資料は単なる「昔の書類」ではなく、今の自治会を知るための資料でもあるのだと思いました。
ただし、全部残せばいいわけではない
だからといって、
「古い資料は全部取っておきましょう」
ということではありません。
何年も前の資料をすべて残していたら、書類はどんどん増えていきます。
中には、もう必要のないものもあります。
内容が完全に古くなっているものや、一時的なメモなどは、整理してもいいと思います。
大切なのは、
「残すか、捨てるか」を考えること。
そして、
「これは後から見たときに役に立つかもしれない」
と思える資料は、理由を考えたうえで残しておくことだと思います。
「今使わない」と「必要ない」は違う
自治会長になって、ここは少し考え方が変わりました。
今すぐ使う予定がないからといって、必要ないとは限りません。
例えば、数年前の行事資料。
今年は同じ行事を行わなかったとしても、数年後にまた同じような行事を行うことがあるかもしれません。
過去の総会資料も同じです。
毎年少しずつ内容が変わっていても、以前の資料を見ることで、
「このときはこういう説明をしていたんだ」
と参考になることがあります。
つまり、
「今は使わないけれど、将来使う可能性がある資料」
もあるのだと思います。
過去の資料が「引き継ぎ」になる
前年度資料を見ていて、特に大切だと思ったのが、これです。
資料そのものが、次の人への引き継ぎになるということ。
口頭で、
「昔はこういうことがありました」
と伝えるだけでは、どうしても忘れてしまいます。
でも、資料が残っていれば、次の自治会長が自分で確認できます。
「前にこんなことがあったんだ」
と知ることができます。
その記録が、次の判断をするときの材料になるかもしれません。
私自身も、過去の資料に助けられた
自治会長になってから、
「これ、前の資料があってよかった」
と思う場面が何度もありました。
以前の総会資料を見たり、過去の活動記録を確認したり、昔の書類から経緯を調べたり。
新しく何かを始めるときにも、
「過去にはどうしていたんだろう？」
と確認することで、考えやすくなりました。
最初は「こんなに資料を残しておく必要があるのかな」と思っていたのに、実際に自分が使う立場になってみると、その意味が分かりました。
「残す資料」も次の人の目線で
過去の資料を残すなら、
「自分が分かればいい」
ではなく、
次に見る人が分かるようにしておく
ことも大切だと思います。
ファイルに入れてあるだけでは、何の資料なのか分からないことがあります。
年度や内容が分かるようにしておく。
同じような資料をまとめる。
重要な経緯があるものは、簡単なメモを残しておく。
それだけでも、次の人が見つけやすくなります。
資料は「自治会の記憶」なのかもしれない
自治会では、毎年役員が変わります。
人が変われば、その人が知っていることも変わります。
でも、資料が残っていれば、その人がいなくなっても過去を確認することができます。
そう考えると、自治会の資料は単なる紙ではなく、
自治会がこれまでどう活動してきたのかを残す記録
なのかもしれません。
全部を残す必要はない。
でも、必要なものまで「古いから」という理由だけで捨ててしまわない。
そんなバランスが大切なのだと思います。
「捨てる前に、一度確認する」
自治会長になって、過去の資料に助けられた経験から、
「これはもう古いからいらない」
とすぐに判断するのではなく、
「この資料は、後から誰かの役に立つかもしれない？」
と、一度考えるようになりました。
そして、残すと決めたものは、次の人が見ても分かるように整理しておく。
そうすれば、資料が増えることも単なる負担ではなく、自治会の経験を次につなげることにつながります。
自治会長を経験して、初めて分かったこと。
その一つが、
過去の資料には、今の自治会だけでは分からない「これまで」が残っている
ということでした。
だから私は、これからも必要な資料は大切に残しながら、次の人が使いやすい形に少しずつ整理していきたいと思います。
