自治会長になってから、これまで当たり前だと思っていたことを、一つずつ考えるようになりました。
引き継ぎ資料を確認する。
自治会長の役割を考える。
仕事を一人で抱え込まない。
「今までこうしてきた」というやり方を見直す。
規約を読み直す。
そして、自治会は何のためにあるのかを考える。
ここまで考えてきて、私の中で一つの目標が見えてきました。
それが、
「誰がなってもできる自治会」
です。
初めてだからこそ、分からないことがある
私は自治会長になるまで、役員の経験がほとんどありませんでした。
だから、最初は分からないことだらけでした。
「これは誰が担当するんだろう？」
「毎年こうしているけど、なぜなんだろう？」
「この書類はどこに出すんだろう？」
「去年はどうしていたんだろう？」
そのたびに、資料を探したり、前任者に聞いたり、関係するところに確認したりしました。
でも、そこで思ったのです。
もし、次の人も同じように分からなかったら？
そして、その次の人も分からなかったら？
毎年、同じことを最初から調べることになります。
「経験者だからできる自治会」では困る
自治会には、長く役員を経験している人もいます。
そういう方が知っていることや、これまで積み重ねてきた経験は、とても大切なものだと思います。
ただ、それが「その人がいないと分からない」という状態になってしまうと、少し困ります。
例えば、
「○○さんなら分かる」
「前の会長に聞かないと分からない」
「毎年やっているけど、詳しいことは誰も分からない」
という状態です。
経験のある人がいるから成り立つのではなく、
経験のない人が役員になっても、ある程度進められる。
そんな仕組みが必要なのではないかと思うようになりました。
引き継ぎ資料があるだけでは足りない
自治会長になって最初に確認したのが、前任者からの引き継ぎ資料でした。
資料が残っていること自体は、とてもありがたいことです。
「去年はこうしていた」ということが分かるだけでも、大きな助けになります。
でも、実際にやってみると、それだけでは分からないこともありました。
資料に書かれているのは「何をするか」であって、
「なぜするのか」
「誰がするのか」
「どこまで自治会長がするのか」
までは分からないこともあります。
だから、これからは単に資料を残すだけではなく、
次の人が見たときに、実際に動ける資料
にしていくことも大切なのだと思っています。
役割を分かりやすくする
もう一つ大切だと思ったのが、役割分担です。
自治会長、副会長、班長、その他の役員。
それぞれに役割があるのなら、その役割をできるだけ分かりやすくしておく。
「自治会長がやること」
「班長にお願いすること」
「担当の役員が行うこと」
を整理しておけば、誰か一人に仕事が集中することも減らせます。
もちろん、実際には状況によって協力し合うことも必要です。
でも、
「困ったら全部会長」
になってしまうのは、できるだけ避けたいと思っています。
役割が分かっていれば、初めて役員になった人でも動きやすくなります。
規約も「分かる」ことが大切
これまで規約を読み直してきた中でも、同じことを感じました。
規約に書いてあることが、実際の自治会の運用と違っていたり、表現が分かりにくかったりすると、初めて役員になった人には判断が難しくなります。
もちろん、規約は自治会の大切なルールです。
だからこそ、
「書いてあるから分かる」
ではなく、
「読めば、どうすればいいのか分かる」
ことが大切なのではないかと思います。
必要に応じて見直し、今の自治会の運用に合った、分かりやすいものにしていく。
それも「誰がなってもできる自治会」につながっていくのだと思います。
「次の人のために残す」という考え方
自分が自治会長をしている間に経験したことは、自分だけのものにして終わらせたくありません。
「こういうことがあった」
「ここは確認が必要だった」
「この資料があると分かりやすい」
「ここは役割を整理したほうがいい」
そんなことも、次の人に伝えられる形で残しておきたいと思っています。
もちろん、すべてを細かく記録すればいいわけではありません。
資料が増えすぎれば、それを探すこと自体が大変になります。
必要なものを、必要なときに見つけられるように整理する。
それも大切なことだと思います。
「誰がなってもできる」は、自治会長だけの話ではない
ここまで考えてきて、「誰がなってもできる自治会」というのは、自治会長だけのことではないのだと気づきました。
班長になった人。
役員になった人。
行事の担当になった人。
どの役割でも、初めての人がいるかもしれません。
その人が、
「初めてだから何も分からない」
ではなく、
「資料を見れば分かる」
「役割を確認すれば分かる」
「分からなければ誰に聞けばいいか分かる」
という状態になっていれば、ずっと活動しやすくなります。
それは、役員を引き受ける人の負担を減らすことにもつながると思います。
私自身も、まだ途中
とはいえ、私自身まだ自治会長一年目です。
「誰がなってもできる自治会」が完成したわけではありません。
むしろ、今まさに「どうすればいいんだろう」と考えながら進めています。
だからこそ、今の自分が感じた疑問や気づきを、そのままにしないようにしたいと思っています。
分からなかったこと。
困ったこと。
もっとこうしたら分かりやすいと思ったこと。
そういう一つ一つを整理していけば、少しずつ自治会の仕組みも変わっていくのかもしれません。
次の人が「これならできそう」と思える自治会へ
自治会の役員は、毎年同じ人がやるわけではありません。
順番で回ってくることもあります。
だからこそ、経験のある人を前提にするのではなく、
初めての人でもできる仕組みを作っておく。
それが、これからの自治会には必要なのではないかと思っています。
私が自治会長になったとき、
「何をすればいいのか分からない」
というところから始まりました。
だからこそ、次に自治会長になる人には、少しでもそういう思いをしてほしくない。
資料を開けば、ある程度分かる。
役割を見れば、自分が何をすればいいか分かる。
困ったときには、誰に相談すればいいか分かる。
そんな自治会に少しずつ近づけていけたらと思っています。
「誰がなってもできる自治会」。
今の私が、自治会長を経験する中で見つけた、一つの目標です。
