何を、誰が、いつやっている？
自治会長になって、いろいろな仕事を経験する中で、ふと思いました。
「自治会って、いったいどれくらいの仕事があるんだろう？」
自治会長になる前は、自治会の仕事を一つ一つ意識することはありませんでした。
回覧が回ってきたら見る。
自治会費を払う。
ゴミステーションを利用する。
行事があれば参加する。
そんなふうに、自治会の活動は「その時々にやっているもの」という感覚でした。
でも、自分が自治会長になってみると、表からは見えない仕事が意外とたくさんあることに気づきました。
まずは、仕事を書き出してみる
引き継ぎ資料や過去の資料を見ながら、自治会で行っていることを一つずつ確認していきました。
行事の準備や案内、回覧、会費のこと、ゴミステーションの管理、役員会や総会の準備。
そのほかにも、市や関係団体から届く案内への対応や、地域の中で何かあったときの連絡調整などがあります。
こうして書き出してみると、
「こんなことも自治会の仕事だったんだ」
と思うこともありました。
一つ一つは、それほど大きな仕事ではありません。
でも、年間を通して見てみると、いろいろな仕事が積み重なっています。
「いつやる仕事」なのかも整理してみる
仕事を書き出してみて、次に考えたのが、
「これは、いつやっているんだろう？」
ということでした。
毎年決まった時期に行うものもあれば、必要になったときに対応するものもあります。
例えば、総会のように時期が決まっているもの。
行事のように、開催時期に合わせて準備が必要なもの。
回覧や市からの連絡のように、その都度対応するもの。
そして、何か問題や相談があったときに対応するもの。
こうして分けてみると、自治会の仕事には、
「予定されている仕事」と「突然発生する仕事」
の両方があることが分かりました。
そして、「誰がやるの？」という問題
仕事を整理していくと、もう一つ気になることが出てきました。
「この仕事は、誰が担当するんだろう？」
これまでは、あまり意識していなかったことです。
資料を見れば、役職や担当が書かれているものもあります。
でも、実際に仕事をしてみると、
「これは会長？」
「これは班長？」
「担当役員がやるもの？」
「誰かに確認したほうがいい？」
と迷う場面もあります。
そして、分からないと、
「とりあえず自分がやっておこう」
となりがちです。
私自身も、何度もそう思いました。
自分でやったほうが早いこともあります。
でも、それを繰り返していると、結果的に会長に仕事が集まってしまいます。
「仕事を整理する」ことは、減らすことだけではない
最初は、自治会の仕事を整理したら、単純に「仕事を減らせるのでは？」と思っていました。
もちろん、必要のない仕事や、今の時代に合っていないものがあれば、見直していくことは大切です。
でも、整理してみて分かったのは、
「なくすこと」だけが整理ではない
ということでした。
何のためにやっているのか。
誰が担当するのか。
いつやるのか。
どこまでやればいいのか。
それが分かるだけでも、仕事はかなり進めやすくなります。
次の人が見ても分かるように
自治会の仕事は、毎年役員が交代します。
今年分かっていることが、来年の人にも分かるとは限りません。
「去年もやっていたから」
「いつもこうしているから」
だけでは、初めて役員になった人には分からないこともあります。
だからこそ、仕事を整理して、
「これは毎年やること」
「これは必要なときに対応すること」
「この仕事はこの役割の人が担当すること」
というように、少しずつ見える形にしていくことが大切なのかなと思うようになりました。
整理してみたら、自治会の見え方が変わった
自治会長になる前は、自治会の仕事をこんなふうに整理して考えたことはありませんでした。
でも、一度全部書き出してみると、自治会がどんな活動をしているのかが少し見えてきました。
そして同時に、
「これは本当に必要なのかな？」
「もっと分かりやすくできないかな？」
「一人に仕事が集中していないかな？」
という、次の疑問も出てきました。
仕事を整理することは、単に効率よくするためだけではなく、
自治会を分かりやすくするための第一歩
なのかもしれません。
まだまだ整理の途中です。
でも、少しずつでも「誰がなっても分かる自治会」に近づけていけたらと思っています。
