自治会の仕事を整理してみると、次に気になったのが「引き継ぎ」でした。
自治会の役員は、毎年交代していきます。
ということは、今年分かったことや経験したことを、次の人にどう伝えるかが大切です。
私自身、自治会長になったときには、前年度から引き継ぎ資料を受け取りました。
最初は、
「これを見ながら進めていけばいいんだな」
と思っていました。
でも、実際に仕事を始めてみると、少しずつ疑問が出てきました。
引き継ぎ資料があれば大丈夫？
引き継ぎ資料には、年間の行事やこれまでの活動、必要な書類などがまとめられていました。
もちろん、とてもありがたい資料です。
何も分からない状態から始めるより、前年の資料があるだけで、かなり助かります。
「去年と同じようにやる」
というのも、自治会の仕事を始めるうえでは大切なことだと思います。
でも、資料を見ながら進めていると、
「これは、なぜこうするんだろう？」
「これは誰が担当するんだろう？」
「この書類は、毎年必要なのかな？」
と、分からないことも出てきました。
そこで気づいたのが、
「引き継ぎ資料があること」と「自治会の仕組みが分かること」は、同じではない
ということでした。
「やったこと」だけでは分からない
過去の資料には、「何をしたか」は残っています。
いつ、どんな行事をしたのか。
どんな案内を配ったのか。
どんな書類を提出したのか。
そういった記録は、次の人にとって大切な情報です。
でも、
「なぜ、それをするのか」
「誰がするのか」
「どこまでやればいいのか」
までは、書かれていないこともあります。
実際にやってみないと分からないことも、たくさんあります。
だからこそ、引き継ぎ資料を見ながら仕事をする中で、「ここはもう少し書いてあったほうが分かりやすいな」と思うところが少しずつ見えてきました。
自分が分からなかったことを残していく
そこで、私自身が分からなかったことを、そのままにしないようにしました。
前の自治会長に確認したり、市に聞いたり、関係するところに問い合わせたり。
役員の方に確認することもありました。
調べてみると、
「そういう理由だったのか」
と分かることもあります。
逆に、
「これは今のやり方に合わせて見直してもいいのでは？」
と思うこともあります。
そうやって一つずつ確認していくと、自治会の仕組みが少しずつ見えてきました。
「次の人が困らないように」を意識する
自分が自治会長を経験してみて、特に思うようになったのが、
「次の人が同じところで迷わなくていいようにしたい」
ということです。
自分が分からなかったことは、次の人も分からないかもしれません。
だから、
「これは何をするものなのか」
「いつ頃やるのか」
「誰に確認すればいいのか」
「過去にはどうしていたのか」
そういったことを、できる範囲で残していく。
完璧なマニュアルを作ろうとすると大変ですが、少しでも情報が残っていれば、次の人の助けになります。
引き継ぎは「渡して終わり」ではない
自治会の引き継ぎというと、資料を渡して説明すれば終わり、というイメージもあると思います。
でも、実際に自分が引き継がれる側になってみると、それだけでは足りないこともあると感じました。
資料を受け取る。
実際に仕事をする。
分からないことが出てくる。
確認する。
そして、分かったことを次の資料に残す。
この繰り返しが、少しずつ自治会の引き継ぎを分かりやすくしていくのではないかなと思います。
「自分が分からなかったこと」は、貴重な情報
長く自治会に関わっている人にとっては、当たり前になっていることもあります。
でも、初めて役員になった人にとっては、分からないことだらけです。
だからこそ、
「こんなことも分からないの？」
ではなく、
「初めての人には、ここが分かりにくいんだな」
と考えることが大切なのかもしれません。
私自身、自治会長になって初めて気づいたことがたくさんありました。
そして、その「分からなかった経験」こそが、引き継ぎ資料を見直すうえで役に立つのではないかと思っています。
次の人に、少しでも分かりやすく
自治会の役員は、毎年変わります。
だからこそ、特定の人だけが知っていることを減らして、できるだけみんなで共有できる形にしていく。
「去年の人に聞かないと分からない」
「前の会長しか知らない」
そんな状態を、少しずつ減らしていけたらと思います。
引き継ぎ資料を整理することは、単に書類をきれいに並べることではありません。
次に担当する人が、安心して自治会の仕事を始められるようにすること。
それも、自治会を続けていくための大切な準備なのだと思うようになりました。
まだまだ整理の途中ですが、私が経験したことや分かったことも、これから少しずつ残していきたいと思います。
