自治会の仕事を整理して、役割分担について考えるようになると、もう一つ気になるものがありました。
それが、自治会の規約です。
自治会長になる前は、正直なところ、自治会の規約をじっくり読むことはありませんでした。
自分が役員になるまでは、規約を確認する機会もほとんどありません。
でも、自治会長になって実際に仕事をしてみると、
「これって規約ではどうなっているんだろう？」
と思うことが増えてきました。
そこで、改めて自治会の規約や細則を読み返してみることにしました。
まずは、今の規約を読んでみる
最初にしたのは、現在ある規約と細則を一つずつ確認することでした。
役員について。
会費について。
総会について。
自治会の活動について。
ゴミステーションの利用や清掃について。
普段は意識していないことも、規約にはいろいろなことが書かれています。
改めて読んでみると、
「こういう決まりになっていたんだ」
と初めて知ることもありました。
「規約」と「実際の運用」が違っていることも
そして、読んでいく中で気づいたのが、
規約に書いてあることと、実際の自治会の運用が違っている部分がある
ということでした。
例えば、規約には昔の運用を前提にした表現が残っている一方で、実際には別の方法で行っているものがあります。
長い間自治会を運営していると、少しずつやり方が変わっていくことがあります。
その結果、
「実際にはこうしているけれど、規約には昔のまま残っている」
という状態になることもあるのだと思います。
これは、誰かが間違っていたということではありません。
その時々で必要な対応をしてきた結果、規約の見直しが追いついていなかったのだと思います。
分かりにくいところも見えてきた
さらに、初めて規約をじっくり読んでみると、
「この文章は、初めて読む人には少し分かりにくいかもしれない」
と思うところもありました。
長く自治会に関わっている人にとっては、意味が分かっていることでも、初めて役員になった人には分からないことがあります。
私自身がそうでした。
だからこそ、
「自分が初めてこの規約を読んだら、どう感じるだろう？」
という目線で見るようになりました。
規約を変えることが目的ではない
規約を見直していると、
「せっかくだから、いろいろ変えてしまおう」
という気持ちになることもあります。
でも、規約を見直すこと自体が目的になってはいけないと思いました。
まず確認したいのは、
「今の自治会の運用と合っているか」
「内容が分かりやすいか」
「今後も必要な決まりなのか」
ということです。
必要なものは残す。
今の運用に合っていないものは整理する。
分かりにくいものは、できるだけ分かりやすくする。
そんなふうに、一つずつ考えていくことにしました。
「昔からこうだから」だけではなく
自治会には、長く続いている決まりや習慣があります。
それには、それなりの理由があって続いてきたものもたくさんあります。
だから、昔から続いていることをすぐに変えればいいとは思いません。
ただ、
「昔からこうしている」
というだけで、これからも同じように続けていく必要があるのか。
そこは、一度立ち止まって考えてみてもいいのではないかと思います。
そのためには、
「なぜ、この決まりがあるんだろう？」
と確認することが大切です。
実際に改定を考えてみる
規約を確認していくと、いくつか見直したほうがよいと思うところが出てきました。
そこで、ただ文章を書き換えるのではなく、
「現状はどうなっているのか」
「なぜ変更する必要があるのか」
「変更すると何が変わるのか」
を整理することにしました。
そして、変更する内容については、自分だけで決めるのではなく、役員会で確認し、総会で提案する。
自治会の規約は、自治会全体に関わるものだからです。
自分が会長だからといって、会長だけで決めていいものではありません。
「新旧対照表」を作ってみる
規約を改定するときに、私が「これは分かりやすいな」と思ったのが、新旧の内容を並べて比較する方法です。
現在の規約と、変更後の案を並べてみると、
「どこが変わるのか」
が見えやすくなります。
文章だけで変更内容を説明するよりも、実際の条文を並べたほうが、確認する側にも分かりやすい。
自分自身も、整理しながら変更点を確認することができました。
規約は「次の人」のためにもある
規約を見直してみて、改めて思ったのは、
規約は、今いる人のためだけのものではない
ということです。
これから新しく役員になる人。
初めて自治会のことを知る人。
何年か後に自治会長になる人。
そういう人が読んでも、できるだけ分かる内容になっていることが大切なのだと思います。
自治会のことをよく知っている人なら、少し分かりにくい表現でも意味を補うことができます。
でも、初めての人には、それができません。
だからこそ、誰が読んでもできるだけ理解しやすい規約にしておく。
それも、自治会を続けていくための仕組みの一つなのだと思います。
見直してみて分かったこと
今回、改めて規約を読んでみて、
「規約は、ただ守るためにあるものではないんだな」
と思いました。
自治会の活動や運用を確認するための基準にもなります。
そして、実際の運用と規約を照らし合わせることで、
「今の自治会に合っているかな？」
と考えるきっかけにもなります。
自治会長にならなければ、こんなふうに規約をじっくり読むこともなかったと思います。
でも、読んでみたからこそ、気づけたことがありました。
これからも、必要なところは少しずつ見直しながら、
「誰が読んでも分かる自治会」
に近づけていけたらと思っています。
