自治会長になって、意外と多いと感じたものの一つが「回覧」でした。
自治会員だった頃は、回覧板が回ってくれば見て、次の家に回す。
それだけでした。
どんな回覧があるのか、誰が作っているのか、どこから来ているのか。
そこまで考えたことはありませんでした。
でも、自治会長になってみると、回覧にもいろいろな種類があることに気づきました。
回覧するもの、しないもの
自治会には、自治会からのお知らせだけでなく、市や関係団体から届くもの、地域の行事に関するものなど、さまざまな情報が入ってきます。
これまでは、届いたものは「とりあえず回覧する」ということも多かったと思います。
でも、一つ一つ見ていくと、
「これは全員に知らせる必要があるかな？」
と思うものもあります。
逆に、
「これは班長さんには知っておいてもらったほうがいいな」
という情報もあります。
そこで、回覧についても、一度整理してみることにしました。
「届いたから回す」ではなく
回覧を整理するときに考えたのは、
「この情報は、誰に必要なのか？」
ということです。
自治会員全員に知らせるものなのか。
班長さんが知っていればいいものなのか。
役員会で共有しておけばいいものなのか。
あるいは、必要な人だけに直接伝えればいいものなのか。
情報が届いたからといって、必ず全員に回覧する必要があるとは限りません。
必要な情報を、必要な人に、必要な方法で伝える。
そう考えると、回覧の形も少し変わってくるように思いました。
回覧板にも「負担」がある
回覧は、一枚の紙を回すだけ。
最初はそんなふうに考えていました。
でも、回覧を作る人、内容を確認する人、各班へ渡す人、回覧板を回す人。
そこには、いろいろな人の手がかかっています。
回覧するものが増えれば、それだけ確認するものも増えます。
そして、受け取る側にとっても、毎回たくさんの書類が入っていれば、本当に必要な情報が埋もれてしまうことがあります。
「情報を伝えるための回覧」が、いつの間にか「回すこと自体が目的」になってしまってはいけない。
そう思うようになりました。
「全部見てもらう」ことが正解とは限らない
自治会長になったばかりの頃は、
「せっかく届いたものだから、みんなに見てもらったほうがいい」
と思っていました。
でも、情報が多すぎると、かえって大事なものが分かりにくくなります。
だからといって、自治会長が勝手に「これは必要ない」と判断するのも違います。
そこで、
「誰にとって必要な情報なのか」
を考えたうえで、班長への共有、役員会での確認、全戸への回覧など、伝え方を分けていくことが大切なのだと思いました。
「記録」と「回覧」は別に考える
自治会の資料を整理していると、
「これは残しておいたほうがいい」
という資料もたくさんあります。
でも、
「記録として残しておく必要がある」
ことと、
「自治会員全員に回覧する必要がある」
ことは、同じではありません。
役員会で確認した資料として保管しておけばいいものもあります。
必要なときに班長さんへ確認してもらえばいいものもあります。
「残すかどうか」と「回覧するかどうか」を分けて考えることで、資料も少し整理しやすくなりました。
回覧を減らすことが目的ではない
ここでも、私が意識したのは「減らすこと」だけを目的にしないことです。
回覧を減らせば、自治会の負担は少なくなるかもしれません。
でも、大切な情報まで届かなくなってしまっては意味がありません。
だから、
「本当に必要な情報は、きちんと届ける」
そのうえで、
「必要以上に回さない」
ということが大切なのだと思います。
自治会長になって、回覧板を見る目も少し変わりました。
以前は、回ってきたものを読むだけでした。
今は、
「これは誰に必要な情報なんだろう？」
「この情報は、どの方法で伝えるのが分かりやすいだろう？」
と考えるようになりました。
自治会の情報共有は、ただ紙を回せばいいというものではありません。
必要な情報が、必要な人に、分かりやすく届くこと。
そのために、回覧の仕組みも一度整理してみる。
それだけでも、自治会の負担を少し減らしながら、情報を伝えやすくできるのではないかと思っています。
「昔から回覧しているから」ではなく、
「今、この情報をどう伝えるのが一番分かりやすいだろう？」
と考えてみる。
これも、自治会長になって実際にやってみたことの一つです。
