自治会長になって、いろいろなことを見直してきました。
仕事を整理したり、引き継ぎ資料を見直したり、役割分担について考えたり。
規約や自治会費、ゴミステーションのルール、回覧、役員会、行事についても、一つずつ「今のやり方でいいのかな？」と考えてきました。
今回は、そんな中で、実際に変えたことや、これから変えていこうとしていることをまとめてみたいと思います。
まずは「知る」ことから
自治会長になったばかりの頃は、目の前の仕事をこなすことで精一杯でした。
「去年と同じようにやれば大丈夫」
最初は、それが一番分かりやすい方法でした。
でも、仕事をしていくうちに、
「これは何のためにやっているんだろう？」
「これは誰が担当するものなんだろう？」
「今もこのやり方が必要なのかな？」
と思うことが増えていきました。
そこで、まずは自治会の仕事を一つずつ書き出して、どんな仕事があるのかを整理しました。
すると、それまで見えていなかった仕事が意外とたくさんあることに気付きました。
「会長がやる仕事」を減らしてみる
仕事を整理してみると、会長に仕事が集まりやすいことにも気付きました。
「自分がやったほうが早い」
そう思ってしまうこともあります。
でも、それを続けていると、次の会長も同じように大変になってしまいます。
そこで、班長や他の役員にも役割を持ってもらうことを意識するようになりました。
もちろん、すべてがすぐにうまくいくわけではありません。
それでも、
「会長が全部やる」
ではなく、
「それぞれの役割を持って、みんなで自治会を動かす」
という形を意識するようになりました。
書類や回覧も整理してみた
自治会では、毎年たくさんの書類があります。
回覧するもの、役員だけで確認するもの、記録として残しておくもの。
以前は、届いたものをそのまま回覧することもありました。
でも、よく考えてみると、
「これは本当に全世帯に必要な情報なのかな？」
と思うものもあります。
そこで、誰に必要な情報なのかを考えて、回覧するものと役員間で共有するものを整理するようにしました。
書類が減るだけでなく、必要な情報が分かりやすくなることも大切だと思うようになりました。
規約も「今」に合わせて考えてみた
自治会の規約も、改めて読み返しました。
すると、実際の運用と書かれている内容が違っていたり、今の自治会の状況では分かりにくかったりする部分がありました。
だからといって、昔のやり方が間違っていたということではありません。
その時には、その時の理由があって決められたものだと思います。
ただ、今後も続けていくのであれば、
「今の自治会に合っているか」
「初めて役員になった人にも分かるか」
という視点で見直すことも必要なのではないかと思いました。
そこで、必要な部分については改定案として整理し、役員会や班長の皆さんに確認してもらいながら、総会に提案する準備を進めています。
「変えたこと」と「これから変えること」
今回、自治会長を経験して分かったのは、自治会のことは一度に全部変える必要はないということです。
すぐに変えられることもあれば、役員会で話し合う必要があることもあります。
そして、自治会員の皆さんの承認が必要なこともあります。
だから、
「これは今できること」
「これは総会に提案すること」
「これはもう少し考えていくこと」
と分けて考えるようになりました。
自治会長だからといって、一人ですべてを決めるわけではありません。
みんなで確認しながら、少しずつ変えていけばいい。
そう思えるようになったことも、自分の中では大きな変化でした。
変えることより、大切だったこと
自治会長になった当初は、
「仕事を減らしたい」
「もっと簡単にできるようにしたい」
という気持ちが強かったと思います。
でも、いろいろ見直していくうちに、単純に仕事を減らせばいいわけではないことにも気付きました。
必要な活動までなくしてしまえば、自治会として困ることもあります。
大切なのは、
必要なことは残し、分かりにくいことは分かりやすくする。
一人に集中している仕事は、できるだけ分担する。
昔から続いていることも、今の自治会に必要なのかを考えてみる。
そういうことなのだと思います。
1年間で変わったのは、自治会だけではなかった
振り返ってみると、自治会の仕組みを変えようとしていたつもりでした。
でも、一番変わったのは、自分自身の自治会に対する見方だったのかもしれません。
自治会員だった頃は、回覧が来れば回し、自治会費を払って、必要なときにゴミステーションを利用する。
それくらいの感覚でした。
自治会長になって初めて、その裏側にたくさんの仕事や人の協力があることを知りました。
そして、その仕事を実際にやってみたからこそ、
「これは残したほうがいい」
「これはもっと分かりやすくできそう」
「これは一人に任せないほうがいい」
と考えられるようになりました。
これからも少しずつ
自治会長1年目で、すべてを変えられたわけではありません。
むしろ、まだまだ「これから考えていきたいこと」のほうが多いくらいです。
それでも、何も分からないまま「去年と同じように」やっていたところから、
「なぜこうしているんだろう？」
「今の自治会に合っているかな？」
と考えられるようになったことは、大きかったと思います。
そして、最初から完璧な仕組みを作る必要もないのだと思います。
その年の役員が気付いたことを少しずつ整理して、次の人に伝えていく。
それを繰り返していけば、自治会も少しずつ変わっていくのではないでしょうか。
私が自治会長になって、やってみたこと。
その一つ一つは小さなことかもしれません。
でも、次に自治会長になる人が少しでも分かりやすく、少しでも取り組みやすくなっていたら。
そんな思いで、これからも自治会のことを考えていきたいと思います。
