自治会長になって、何度か役員会を開くようになりました。
自治会長になる前は、役員会というものがどんなものなのか、あまりよく分かっていませんでした。
役員が集まって、必要なことを話し合う。
そんなイメージです。
実際に自分が会長として役員会を進めてみると、思っていた以上に大切な場だということが分かってきました。
役員会は「会長が話す場」ではない
最初の頃は、会長である自分が、
「これを説明しなければ」
「次はこれを決めなければ」
と、いろいろ準備していました。
もちろん、会長として伝えなければならないことはあります。
でも、役員会は会長が一人で説明して、ほかの人が聞くだけの場ではありません。
役員それぞれが自治会に関わるための場です。
実際に話し合ってみると、自分では気づかなかったことを指摘してもらったり、
「こうしたほうがいいんじゃない？」
という意見が出たりします。
一人で考えていると見えなかったことが、話し合うことで見えてくる。
役員会には、そんな役割もあるのだと分かりました。
「自分が決める」ではなく「みんなで考える」
自治会長になると、どうしても、
「会長だから、自分が決めなければ」
と思ってしまいます。
でも、自治会のことを一人で決めてしまったら、役員会を開く意味がありません。
もちろん、会長として判断しなければならないこともあります。
ただ、自治会全体に関わることや、これまでのやり方を変えるようなことについては、役員の皆さんに話して、一緒に考える。
そのほうが、決めたことについても共有しやすくなります。
話し合ってみると「分からないこと」も出てくる
役員会で話していると、
「これって、今までどうしていたんだろう？」
ということもあります。
資料を見ても分からない。
引き継ぎ資料にも書いていない。
そんなこともありました。
最初は「分からないのは困るな」と思いました。
でも、逆に考えると、こうした「分からないこと」を見つけられるのも役員会なのかもしれません。
分からないまま次の人に引き継いでしまえば、また次の役員が同じところで迷います。
だから、
「分からないことをそのままにしない」
ということも、自治会を運営していくうえでは大切なのだと思いました。
決まったことを残す
役員会で話し合ったことは、その場だけで終わらせないことも大切です。
何を話し合ったのか。
何が決まったのか。
誰が担当するのか。
次に何をするのか。
こうしたことを記録しておけば、あとから確認できます。
特に、自治会の役員は毎年交代します。
今年の役員にとっては当たり前のことでも、来年の役員にとっては初めてのことかもしれません。
だからこそ、役員会の記録は、次の人のための資料にもなるのだと思います。
「会長が覚えている」ではなく「自治会に残す」
自治会長をしていると、
「これは自分が覚えておけばいいかな」
と思うこともあります。
でも、それでは次の人に引き継げません。
自分が経験したことや、役員会で決まったことを記録として残しておく。
そうすれば、次の人はゼロから考えなくても済みます。
これは、これまで考えてきた「誰がなってもできる自治会」にもつながっていると感じます。
役員会は、自治会を少しずつ整える場
役員会というと、行事の予定を決めたり、必要な連絡事項を確認したりする場だと思っていました。
もちろん、それも大切な役割です。
でも、それだけではありません。
「このやり方でいいのかな？」
「もっと分かりやすくできないかな？」
「次の人が困らないようにするにはどうしたらいいかな？」
そんなことを話し合う場でもある。
そう考えるようになりました。
自治会長になって、役員会を経験することで、
「会長が自治会を動かす」のではなく、
「役員みんなで自治会を支えていく」
という感覚が少しずつ分かってきました。
一人で考えるより、みんなで考えたほうが見えることがあります。
そして、話し合って決めたことを記録として残していけば、次の人にもつながっていきます。
役員会は、自治会の仕事を進めるためだけではなく、自治会そのものを少しずつ整えていくための場なのかもしれません。
そんなことを、実際に役員会をやってみて感じるようになりました。
