自治会長になって、いろいろな書類を作るようになりました。
その中の一つが、役員会などの議事録です。
自治会員だった頃は、議事録について特に考えたことはありませんでした。
そもそも、どんなことが書かれているのかを見る機会も、あまりなかったと思います。
でも、自分が自治会長になって実際に作る側になってみると、
「議事録って、どこまで書けばいいんだろう？」
と考えるようになりました。
最初は「話したことを全部書くのかな？」と思った
役員会では、いろいろな話が出ます。
質問もあります。
意見もあります。
その場で決まることもあれば、いったん持ち帰って考えることもあります。
最初は、
「話したことを全部記録しておいたほうがいいのかな？」
とも思いました。
でも、実際に全部を書こうとすると、かなりの量になります。
しかも、後から読み返したときに、
「結局、何が決まったの？」
となってしまうこともあります。
そこで、議事録は会話をそのまま記録するものではなく、話し合った結果を後から確認できるようにするものと考えるようになりました。
私が残しておきたいと思ったこと
実際に議事録を作るようになって、特に残しておきたいと思ったのは、
- 何について話し合ったのか
- どんなことが決まったのか
- 誰が担当することになったのか
- いつまでにするのか
- 次回までに確認することは何か
といったことです。
すべての発言を残すよりも、
「あとから見た人が、何が決まったのか分かること」
を意識するようになりました。
「決まっていないこと」も残しておく
もう一つ、意外と大切だと思ったのが、まだ決まっていないことです。
役員会では、
「これは次回までに確認する」
「一度調べてみる」
「班長さんの意見を聞いてみる」
ということもあります。
その場で決まらなかったからといって、議事録に残さなくていいわけではありません。
むしろ、次回になったときに、
「前回、何を確認することになっていたんだっけ？」
とならないためにも、残しておいたほうがいいと思いました。
担当者を残しておくと分かりやすい
自治会の仕事では、
「誰かがやる」
ではなく、
「誰がやるのか」
をはっきりさせておくことも大切です。
例えば、
「市に確認する」
だけでは、あとから見たときに誰が確認するのか分かりません。
「○○さんが市へ確認する」
と残しておけば、次回の役員会でも確認しやすくなります。
これは、自治会長の仕事を一人に集中させないためにも大切なことだと思いました。
議事録は「次の人」のためにもなる
議事録を作っていると、もう一つ気付いたことがあります。
それは、議事録がその年の役員だけのものではないということです。
次の自治会長が見たとき、
「去年はこういうことを話し合ったんだ」
「この件はこう決まったんだ」
と確認することができます。
何年か後に同じような問題が出てきたときにも、過去の記録が役立つかもしれません。
そのときの話し合いを知っている人がいなくなっても、記録が残っていれば、そこから確認できます。
「記録を残す」ことの意味
自治会の仕事は、その年の役員だけで完結するものばかりではありません。
毎年、役員が入れ替わります。
会長も変わります。
だからこそ、
「そのとき何を話し合ったのか」
「なぜその対応になったのか」
を残しておくことには意味があると思います。
もちろん、すべてを細かく記録する必要はないと思います。
大切なのは、後から見た人が、
「何について話し合って、どうなったのか」
を確認できること。
そして、
「次に何をすればいいのか」
が分かること。
議事録を作ることで、自分自身も整理できた
実は、議事録を作ることは、記録を残すだけではありませんでした。
話し合ったことを整理して文章にしようとすると、
「結局、これはどうなったんだろう？」
と、自分自身が確認することになります。
決まったことと、まだ決まっていないこと。
これからやること。
誰が担当することになったのか。
それらを整理しているうちに、役員会で話し合った内容が自分の中でも整理されていきました。
議事録は、後から見るためだけではなく、その場で話し合ったことを整理するためのものでもあるのだと感じました。
これからも「分かる記録」を残したい
自治会長になって、議事録を作るようになったことで、
「記録を残す」ということの大切さを少しずつ実感しています。
きれいな文章を書くことよりも、
何を話し合ったのか。
何が決まったのか。
誰が何をするのか。
次に何を確認するのか。
それが後から分かることのほうが大切。
そして、その記録が次の役員や次の自治会長の助けになれば、それも引き継ぎの一つになるのだと思います。
自治会の仕事は、毎年ゼロから始める必要はありません。
前の人が残してくれた記録を見て、そこから次の人が続けていく。
そんな積み重ねが、「誰がなってもできる自治会」につながっていくのかもしれません。
